PRAVILNIK O ZAŠTITI OSOBNIH I POVJERLJIVIH PODATAKA
tvrtke SONČNI SISTEMI d.o.o.
Članak 1 – Svrha i opseg
Ovim pravilnikom uređuje se prikupljanje, obrada, pohrana i zaštita osobnih i povjerljivih podataka u tvrtki SONČNI SISTEMI d.o.o., koja isporučuje i instalira solarne elektrane. Svrha pravilnika je osigurati usklađenost s Općom uredbom o zaštiti podataka (GDPR) i ZVOP-2 te zaštititi prava pojedinaca čiji se podaci obrađuju.
Članak 2 – Voditelj obrade
Voditelj obrade je:
SONČNI SISTEMI d.o.o., Cankarjeva ulica 8, 8210 Trebnje
Matični broj: 6417558000
Email: info@soncni-sistemi.si
Članak 3 – Vrste osobnih podataka
Tvrtka obrađuje sljedeće kategorije osobnih podataka:
- podaci o kupcima (ime, prezime, adresa, telefonski broj, email, lokacija elektrane, ugovorni podaci),
- podaci o zaposlenicima (podaci vezani uz zaposlenje, evidencija prisutnosti, informacije o plaći itd.),
- podaci o ugovornim partnerima (kontakt osobe, poslovne adrese),
- tehnički podaci vezani uz rad solarnih elektrana (lokacija, tehnički parametri, operativno stanje).
Članak 4 – Svrhe obrade
Osobni podaci obrađuju se u sljedeće svrhe:
- priprema i sklapanje ugovora za instalaciju solarnih elektrana,
- aktivnosti instalacije, održavanja i servisa,
- praćenje rada solarnih elektrana putem aplikacije Austa Solar,
- ispunjavanje zakonskih obveza (računovodstvo, porezna regulativa, građevinski propisi),
- vođenje kadrovskih i pravnih evidencija,
- slanje obavijesti i informacija o servisima kupcima.
Članak 5 – Pravna osnova
Obrada osobnih podataka temelji se na:
- Članku 6(1)(b) GDPR – izvršenje ugovora,
- Članku 6(1)(c) GDPR – ispunjavanje zakonskih obveza,
- Članku 6(1)(a) GDPR – privola pojedinca (npr. unos podataka u aplikaciju Austa Solar),
- Članku 6(1)(f) GDPR – legitimni interes (npr. zaštita imovine i poslovnih podataka).
Članak 6 – Prijenos u treće zemlje
Za praćenje rada solarnih elektrana koristi se aplikacija Austa Solar, kojom upravlja Ningbo Osda Solar Co., Ltd. (Kina). Unos podataka u aplikaciju uključuje prijenos osobnih podataka u treću zemlju.
Tvrtka osigurava zaštitu podataka korištenjem Standardnih ugovornih klauzula (SCC) u skladu s Člankom 46 GDPR-a. Kupac je o ovom prijenosu obaviješten i pristaje na njega prilikom potpisivanja ugovora.
Članak 7 – Čuvanje podataka
Podaci se čuvaju kako slijedi:
- ugovori i računovodstvena dokumentacija: 10 godina (u skladu sa ZDavP-2),
- podaci o zaposlenicima: do prestanka zaposlenja i u skladu s radnim zakonodavstvom,
- tehnički podaci vezani uz elektrane: tijekom trajanja ugovornog odnosa,
- podaci obrađeni temeljem privole: do povlačenja privole.
Članak 8 – Prava pojedinaca
Pojedinci imaju pravo na:
- pristup osobnim podacima,
- ispravak netočnih podataka,
- brisanje osobnih podataka,
- ograničenje obrade,
- prenosivost podataka,
- prigovor na obradu,
- povlačenje privole (ako je obrada temeljem privole).
Prigovori se mogu podnijeti Povjereniku za informiranje Republike Slovenije.
Članak 9 – Obraditelji
Tvrtka može osobne podatke povjeriti obradi trećim osobama (npr. pružateljima računovodstvenih usluga, IT održavanja, dobavljačima aplikacija) temeljem ugovora u skladu s Člankom 28 GDPR-a.
Članak 10 – Organizacijske i tehničke mjere
Tvrtka osigurava sigurnost osobnih podataka korištenjem sljedećih mjera:
- ograničen pristup (samo ovlašteno osoblje),
- korištenje lozinki, antivirusnih programa i vatrozida,
- redovito izvođenje sigurnosnih kopija,
- fizička zaštita poslovnih prostora,
- edukacija zaposlenika o zaštiti podataka.
Članak 11 – Službenik za zaštitu podataka
Tvrtka imenuje službenika za zaštitu podataka (DPO) odgovornog za usklađenost s zakonodavstvom i kontakt osobu za pojedince i nadležne tijela.
Kontakt: Katja Jarc, info@soncni-sistemi.si
Članak 12 – Povrede osobnih podataka
U slučaju povrede osobnih podataka, tvrtka postupa u skladu s Člancima 33 i 34 GDPR-a:
- obavijest Povjereniku za informiranje u roku od 72 sata,
- obavijest pogođenim pojedincima ako povreda vjerojatno predstavlja visok rizik za njihova prava.
Članak 13 – Završne odredbe
Ovaj pravilnik stupa na snagu danom donošenja i primjenjuje se na sve zaposlenike i vanjske suradnike.
Pravilnik je objavljen na web stranici tvrtke i dostupan svim kupcima.
Trebnje, 26. siječnja 2023.
SONČNI SISTEMI d.o.o.
FRANCI JARC, Direktor
